Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují způsob získávání, používání a dalšího nakládání s osobními údaji získanými prostřednictvím webového rozhraní https://foxentry.cz/ (dále jen „webové rozhraní“) a prostřednictvím nabízených služeb správce.

Správce osobních údajů:

AVANTRO s.r.o., Jeseniova 1151/55, Praha 3,
IČ: 04997476,
DIČ: CZ04997476,
zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 256795

Kontaktní údaje správce osobních údajů:

Adresa pro doručování: AVANTRO s.r.o., Jeseniova 1151/55, Praha 3
Telefonní číslo: +420 791 929 751
Kontaktní e-mail: info@foxentry.cz (v pracovní dny od 9:30 do 17:00 hodin)

Ochrana osobních údajů je pro nás velice důležitá. Prosíme o důsledné seznámení se s těmito Zásadami, které obsahují důležité informace týkající se nakládání s vašimi osobními údaji a souvisejících práv a povinností. Tyto Zásady jsou nedílnou součástí našich Obchodních podmínek a souhlasem s těmito Obchodními podmínkami souhlasíte i s těmito Zásadami.

Úvodní ustanovení

Čím se řídíme při nakládání s osobními údaji?

Při nakládání s osobními údaji postupujeme v souladu s právním řádem České republiky a přímo použitelnými předpisy Evropské unie, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „nařízení“) a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Co jsou osobní údaje?

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které identifikují nebo mohou identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Osobními údaji jsou zejména (avšak nikoliv výlučně):

  • identifikační údaje, jako např. jméno a příjmení, identifikační číslo, pohlaví, daňové identifikační číslo, daňové identifikační číslo, přihlašovací jméno do uživatelského účtu;
  • kontaktní údaje, jako např. adresa bydliště (nebo doručovací adresa), telefonní číslo, emailová adresa;
  • další údaje, jako např. informace získané pomocí souborů cookies, IP adresa (síťový identifikátor) včetně typu prohlížeče, zařízení a operačního systému, lokalizačních údajů, doby a počtu přístupů na webové rozhraní a další obdobné informace.

Získávání a využívání osobních údajů

Jak získáváme vaše osobní údaje?

Své osobní údaje nám poskytujete zejména při vyplnění kontaktního formuláře, při zřízení uživatelského účtu nebo v rámci objednávání a poskytování našich služeb. Pokud dojde k jakékoliv změně vašich osobních údajů, informujte nás o tom prosím.

Při návštěvě a užívání webového rozhraní může dále docházet k získávání a ukládání některých osobních údajů prostřednictvím souborů cookies. Více o souborech cookies se dočtete v článku 5 těchto Zásad.

Na jakém základě a pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?

  • Osobní údaje zadané při poptávání a objednávání služeb můžeme bez vašeho výslovného souhlasu zpracovávat na základě a za účelem uzavření a plnění smlouvy, tedy za účelem poskytnutí služeb. Dále můžeme tyto údaje zpracovávat na základě a za účelem splnění našich zákonem stanovených povinností (zejména evidenční povinnosti, archivace daňových dokladů apod.) a na základě našeho oprávněného zájmu pro účely ochrany našich právních nároků.
  • Osobní údaje zadané při založení uživatelského účtu můžeme bez vašeho výslovného souhlasu zpracovávat na základě plnění smlouvy a výlučně za účelem umožnění přístupu, správy a vedení uživatelského účtu.
  • Vaši e-mailovou adresu jsme oprávněni bez vašeho výslovného souhlasu využít na základě našeho oprávněného zájmu pro zasílání obchodních sdělení týkajících se našich služeb obdobných těm, které jste si od nás objednali. Zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout.
  • Pokud nám k tomu potvrzením na webovém rozhraní dáte souhlas, můžeme vaše osobní údaje zadané na webovém rozhraní, zejména při vyplnění objednávky nebo při založení uživatelského účtu zpracovávat za účelem zasílání obchodních sdělení a přímého marketingu, případně za dalšími účely, se kterými jste výslovně souhlasili. Pokud jste mladší 16 let, je potřeba, aby souhlas udělil váš zákonný zástupce. V případě pochybností si můžeme vyžádat potvrzení o vašem věku.
  • Osobní údaje získávané prostřednictvím souborů cookies zpracováváme na základě vašeho souhlasu (který udělujete příslušným nastavením Vašeho internetového prohlížeče). Osobní údaje získávané prostřednictvím souborů cookies využíváme zejména pro účely provádění uživatelské podpory, zlepšování našich služeb včetně analýzy chování uživatelů a marketingu

Použít vaše osobní údaje k jinému účelu, než pro který byly získány, můžeme jen na základě vašeho souhlasu.

Po jak dlouhou dobu údaje využíváme?

Osobní údaje zadané v rámci objednávání služeb nebo v rámci zřízení uživatelského účtu využíváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění smlouvy a splnění právních povinností, resp. pro ochranu našich právních nároků.

Pokud nám udělíte výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů nebo pokud užíváme vaši e-mailovou adresu pro zasílání obchodních sdělení, budou osobní údaje využity po dobu fungování webového rozhraní, na kterém budeme nabízet služby obdobné těm, které vám byly poskytnuty.

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje jen na základě vašeho souhlasu (tj. bez jiného zákonného důvodu), můžete tento souhlas kdykoliv odvolat.

Odvolání souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů je možné kdykoliv, a to:

  • prostřednictvím e-mailu zaslaného na naši kontaktní e-mailovou adresu;

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování údajů prováděného do doby odvolání souhlasu se zpracováním.

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo nás požádat o informaci, zda provádíme zpracování vašich osobních údajů. Pokud vaše údaje zpracováváme, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a zejména k následujícím informacím:

  • účel zpracování;
  • kategorie zpracovávaných osobních údajů;
  • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny;
  • doba, po kterou budou osobní údaje uloženy.

Na vaši žádost vám poskytneme kopii zpracovávaných údajů. Za další kopie vám můžeme účtovat administrativní poplatek nepřevyšující náklady spojené s vyhotovením a předáním těchto dalších kopií.

Právo na opravu

Pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat bezodkladnou nápravu, tj. opravu nepřesných údajů a/nebo doplnění neúplných údajů.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracováváme pro účely přímého marketingu včetně jakéhokoliv automatizovaného zpracování osobních údajů. Po vznesení námitky přestaneme vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávat.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje smazali, pokud:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány;
  • jste odvolali souhlas se zpracováním;
  • jste vznesli námitky proti zpracování osobních údajů;
  • osobní údaje byly zpracovávány protiprávně.

Pokud neexistují zákonné důvody pro odmítnutí vymazání, jsme povinni vaší žádosti vyhovět.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud:

  • popíráte přesnost svých osobních údajů;
  • je zpracování protiprávní a vy namísto výmazu žádáte o omezení zpracování osobních údajů;
  • již vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon či obhajobu právních nároků;
  • vznesete námitku proti zpracování.

Při omezení zpracování jsme pouze oprávněni vaše osobní údaje uložit; další zpracování je možné jen s vaším souhlasem, nebo ze zákonných důvodů.

Pokud je zpracování osobních údajů omezeno z důvodu námitky proti zpracování, trvá omezení po dobu nutnou pro zjištění, zda jsme povinni vaší námitce vyhovět.

Pokud je zpracování osobních údajů omezeno z důvodu popření přesnosti údajů, trvá omezení po dobu ověření přesnosti údajů.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo na získání vašich osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a jejich předání jinému správci osobních údajů.

Jak můžete svá práva uplatnit?

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji můžete uplatnit prostřednictvím našich kontaktních údajů. Veškeré informace a úkony vám budou poskytnuty bez zbytečného odkladu.

Při ochraně vašich osobních údajů vám vyjdeme maximálně vstříc. Pokud ovšem s vyřízením nebudete spokojeni, máte právo obrátit se na příslušné orgány, zejména na Úřad pro ochranu osobních údajů (http://www.uoou.cz), který vykonává dozor nad ochranou osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno vaše oprávnění obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.

Pokud se zejména vaše bydliště, místo výkonu zaměstnání nebo místo údajného porušení ochrany osobních údajů nachází mimo Českou republiku v jiném členském státě Evropské unie, můžete se obrátit na příslušný dozorový úřad v tomto členském státě.

Správa a zpracování osobních údajů

Kdo vaše osobní údaje zpracovává?

Jsme správcem osobních údajů ve smyslu nařízení.

V rozsahu, jaký je nutný pro splnění smlouvy nebo dalších povinností, jsme oprávněni vaše osobní údaje předávat i dalším osobám podílejícím se na splnění smlouvy či našich povinností, a můžeme tak pověřit i jiné zpracovatele a příjemce osobních údajů. Kdo konkrétně vaše osobní údaje zpracovává, vám sdělíme také na základě vašeho dotazu. Vaše osobní údaje nebudou předávány do států mimo Evropskou unii, ledaže to bude nezbytné pro plnění smlouvy nebo z jiného oprávněného důvodu v souladu s pravidly takovéhoto předávání stanovenými nařízením.

Vaše osobní údaje dále zpracovává:

Jak osobní údaje zpracováváme?

Osobní i další získávané údaje jsou plně zabezpečeny proti zneužití. Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem nebo v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem.

Soubory cookies

Co jsou to cookies?

Cookies jsou textové soubory ukládané do počítače nebo jiného elektronického zařízení každého návštěvníka webového rozhraní, které umožňují fungování webového rozhraní.

Ne všechny cookies shromažďují osobní údaje; některé pouze umožňují správné fungování webového rozhraní. Používání souborů cookies můžete odmítnout volbou v příslušném nastavení v internetovém prohlížeči.

Upozorňujeme na to, že při odmítnutí používání souborů cookies není vyloučeno, že nebudete moci plně využívat veškeré funkce webového rozhraní.

Jaké cookies a pro jaké účely je webové rozhraní využívá?

Webové rozhraní používá relační (dočasné) cookies, které jsou automaticky mazány po ukončení prohlížení webového rozhraní. Dále využívá trvalé cookies, které zůstávají ve vašem zařízení, dokud je nesmažete.

Cookies, které využívá webové rozhraní, jsou následující:

cookies první strany – tyto cookies jsou přiřazeny k doméně našeho webu; jedná se o nezbytné cookies a výkonnostní cookies, mohou být dočasné nebo trvalé;

  • nezbytné cookies – umožňují navigaci na webovém rozhraní a využívání základních funkcí, nijak vás neidentifikují a nejedná se o osobní údaje;
  • výkonnostní cookies – slouží pro analýzu způsobu využívání webového rozhraní (počet návštěv, čas strávený na webovém rozhraní apod.); údaje získané těmito cookies jsou anonymní;

cookies třetích stran – tyto cookies jsou přiřazeny k jiné doméně, než je doména našeho webu, a to i když se nacházíte na našem webu; tyto cookies nám umožňují analyzovat náš web, jedná se především o funkční cookies;

  • funkční cookies – slouží k personalizaci obsahu prostřednictvím zapamatování vložených údajů, geolokace apod.; jejich prostřednictvím může docházet k získávání a zpracování osobních údajů;
  • cílené a reklamní cookies – slouží k zobrazování cílených reklam na webovém rozhraní i mimo ně; jejich prostřednictvím může docházet k získávání a zpracování osobních údajů. Informace o tom, jak náš web využíváte, můžeme dále sdílet s našimi partnery z oblasti sociálních sítí, inzerce a analýz.
  • Používané služby pracující s cookies

Webové rozhraní používá službu Google Analytics a případně i další služby poskytované společností Google, Inc (dále jen „Google“). Tyto služby pracují s informacemi získanými prostřednictvím souborů cookies.

Pokud vás zajímá, jak Google využívá data, které od nás získává, a jak zpracování upravit nebo zakázat, dozvíte se tyto informace kliknutím na následující odkaz: Jak Google využívá data, když používáte weby nebo aplikace našich partnerů.

Zpracování osobních údajů v rámci poskytování našich služeb

Co je předmětem tohoto článku?

Předmětem tohoto článku je stanovení podmínek zpracování osobních údajů vašich zákazníků, obchodních partnerů a dalších osob, které používají váš formulář (dále jen „subjekt údajů“) využívající naše služby.

Tímto článkem se jako zpracovatel pro vás jako správce ve smyslu nařízení podle níže uvedených podmínek zavazujeme zpracovávat osobní údaje subjektů údajů, které získáme v souvislosti s poskytováním našich služeb, a to dle čl. 28. nařízení.

Účel a prostředky zpracování osobních údajů subjektů údajů dle tohoto článku zakoupením našich služeb dle našich Obchodních podmínek a prostřednictvím tohoto článku 6. Zásad určujete vy, jako správce níže uvedených osobních údajů subjektů údajů.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Naše služby využívají zejména cookies počítače nebo jiného zařízení (blíže dle čl. 5.2 těchto Zásad), prostřednictvím kterého dojde k použití vašeho formuláře využívající naše služby. Pro řádné poskytování našich služeb využíváme nezbytné cookies, výkonnostní cookies a zejména funkční cookies, které mohou obsahovat osobní údaje subjektů údajů, zejména další údaje dle čl. 1.2 těchto Zásad.

Dále pokud si objednáte službu „Firemní našeptávač“ tak vám na základě vašeho požadavku (zejména zadáním jména, příjmení, názvu nebo identifikačního čísla do vašeho formuláře) k vámi zadané osobě (právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě) vyhledáme a poskytneme z veřejně dostupných zdrojů tyto údaje:

  • Identifikační údaje a kontaktní údaje – identifikační číslo, daňové identifikační číslo, sídlo, e-mailová adresa, telefonní číslo;
  • ekonomické údaje – informace o omezení činnosti, o dluzích na VZP, informace o tom, zda se jedná o spolehlivého plátce DPH, informace o tom zda je nebo bylo vedeno insolvenční nebo likvidační řízení nebo zda byla uvalena nucená správa.

Výše uvedené údaje, které jsou přiřaditelné ke konkrétní fyzické osobě (zejména v případě podnikající fyzické osoby) jsou osobními údaji a toto fyzická osoba je výše uvedeným subjektem údajů.

Služby našeptávání adres a validace jmen, příjmení, e-mailů a telefonních čísel pracují s těmito údaji vloženými do vašeho formuláře. Tyto služby pracují s každý tímto vloženým údajem jednotlivě bez vzájemné souvislosti s ostatními vloženými údaji, tak aby nebylo možné podle těchto údajů identifikovat konkrétní fyzickou osobu. V případě využití výše uvedeného našeptání a/nebo validace pak uložíme tyto údaje do historie vašich požadavků pouze v anonymizované podobě, aby nebylo možné podle souhrnu těchto údajů identifikovat konkrétní fyzickou osobu.

Pokud nelze podle zadaného údaje identifikovat konkrétní fyzickou osobu, nejsme v rámci poskytování těchto služeb zpracovateli osobních údajů. V případě, že by výše uvedené údaje byly v určitém případě přiřaditelné ke konkrétní fyzické osobě a jednalo by se o osobní údaje, budeme zpracovávat tyto osobní údaje v souladu s čl. 6 těchto Zásad jako zpracovatel.

Jaký je předmět, účel a povaha zpracování?

Jako zpracovatel zpracováváme osobní údaje subjektů údajů uvedené čl. 6.2 písm. a) a c) těchto Zásad. Pokud si objednáte službu „Firemní našeptávač“, tak jako zpracovatel zpracováváme osobní údaje subjektů údajů uvedené čl. 6.2 písm. b) těchto Zásad.

Účelem zpracování osobních údajů uvedených v čl. 6.2 písm. a) a c) těchto Zásad je řádné poskytnutí zakoupených služeb, tedy poskytnutí pomoci (zejména predikcí, kontrolu údajů, event. poskytnutím souvisejících údajů) při vyplňování vašeho formuláře. Tyto osobní údaje zpracováváme zejména vyhledáním, nahlédnutím, shromážděním, ukládáním a použitím osobních údajů v elektronické podobě.

Účelem zpracovávání osobních údajů uvedených čl. 6.2 písm. b) těchto Zásad je řádné poskytnutí zakoupené služby, tedy poskytnutí pomoci při vyplňování vašeho formuláře, a to vyhledáním a poskytnutí identifikačních a kontaktních údajů a ekonomických údajů na základě vašeho požadavku. Tyto osobní údaje zpracováváme v elektronické podobě, zejména jejich vyhledáním z veřejně dostupných zdrojů, shromažďováním, ukládáním a poskytnutím těchto údajů vám.

Tímto prohlašujete, že jste oprávněni nás využít jako zpracovatele ke zpracovávání osobních údajů subjektů údajů dle výše uvedeného předmětu, účelu a povaze zpracování, zejména pro uzavírání a plnění smlouvy a na vašeho oprávněného zájmu (zejména k identifikaci subjektu údajů, kontaktování subjektu údajů, posouzení bonity subjektu údajů a k vymáhání a ochraně vašich práv a nároků).

Práva a povinnosti stran

Tímto se zavazujeme, že:

  • budeme zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, povahou a způsobem zpracování uvedenými výše a dalšími vašimi pokyny; pokud nám požadavky zpracování ukládají relevantní právní předpisy, jsme povinni vás o tomto před zahájením zpracování informovat;
  • budeme vás neprodleně informovat v případě, že podle našeho názoru váš pokyn porušuje právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů;
  • zajistíme, že naše osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje (např. zaměstnanci) se zavážou k mlčenlivosti;
  • nebudeme osobní údaje předávat třetím osobám (s výjimkou dalšího zpracovatele uvedeného níže);
  • přijmeme vhodná technická a organizační opatření, abychom zajistili potřebnou úroveň zabezpečení zpracování osobních údajů, zejména zajistíme šifrování osobních údajů a zajistíme, aby přístup k uloženým osobním údajům byl zajištěn přístupovými hesly a stanovíme vnitřní pravidla pro práci s osobními údaji;
  • bude vám nápomocni prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění vaši povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů;
  • budeme nápomocni při zajišťování souladu zpracování s nařízením v oblasti zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, ohlašování porušení tohoto zabezpečení, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace s dozorovým úřadem;
  • ohlásíme vám bez zbytečného odkladu jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, o kterém se dozvíme;
  • na základě vašeho rozhodnutí bez zbytečného odkladu všechny osobní údaje subjektů údajů buď vymaže, nebo vám je vrátíme po zániku naší smlouvy, a vymažeme existující kopie, pokud právní předpisy nepožadují uložení daných osobních údajů;
  • poskytneme vám veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v nařízení, a umožníme audity, včetně inspekcí, prováděné vámi nebo jiným auditorem, kterého pověříte, a k těmto auditům přispěje;
  • budeme plnit povinnosti v oblasti záznamů o zpracování a spolupráce s dozorovým úřadem dle nařízení.

Vy se tímto zavazujete, že

  • budete plnit řádně veškeré povinnosti uložené právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů;
  • budete nás bez zbytečného odkladu informovat o každé skutečnosti, která má vliv na plnění našich smluvních a zákonných povinností jako zpracovatele osobních údajů.

Zapojení dalšího zpracovatele

Tímto nám dáváte obecné povolení k zapojení dalšího zpracovatele. My se zavazujeme vás informovat předem o zapojení každého nového dalšího zpracovatele a vy máte právo k tomuto vyslovit námitky. Zavazujeme se uzavřít s tímto dalším zpracovatelem smlouvu, která nebude toto ujednání o zpracovávání osobních údajů přesahovat a bude s ním v souladu (zejména v oblasti povinností zpracovatele). Odpovídáme Vám za splnění veškerých povinností dalším zpracovatelem.

Výše uvedeným dalším zpracovatelem je zejména společnost Hetzner Online GmbH (poskytovatel serveru) a poskytovatel IT podpory webového rozhraní a služby.

Doba zpracování a trvání zpracování osobních údajů

Toto ujednání o zpracování osobních údajů dle čl. 6 těchto Zásad je platné a účinné po dobu používání našich služeb dle našich Obchodních podmínek. Okamžikem zániku naší spolupráce v rámci poskytování našich služeb dle Obchodních podmínek dochází také k zániku tohoto ujednání o zpracovávání osobních údajů.

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 1. 5. 2018